準備文件:如何請教授寫推薦函
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September 14, 2010 by Prometheus



到了申請的高峰期,很多人總是煩惱於如何準備申請文件
尤其是推薦信和讀書計畫等需要花心思的papers
這裡分享之前我看到的經驗,希望對大家有幫助喔!!

__________________________________分享________________________


今天將針對我常被問到的問題作回答。我想,有很多人有這以下的疑惑:如何請教授寫推薦信?已畢業多年,教授怎麼會記得我? 偏偏有的學校就指定要由至少兩位學術界的人來寫推薦信? 如何確定我想要學的,就是這個學校所專攻的? 系名可以說明多少呢? 希望我以下的回答,能解決你的疑問…

Q01:沒有一畢業就出國讀書,而是工作一段時間後,或是當完兵後才出國讀書的,請大學教授寫推薦函時,教授們會不會忘記在學時的學業表現,還有ㄧ些相關的事蹟或是特殊表現呢?

Ans:基本上,幫我寫推薦信的教授們,與我都有一定程度的熟識,這樣的推薦信也具有較高的可信度與直接的幫助。如何讓教授記得你是重點,也是有打算出國留學的人應該注意的。通常,老師對於以下類型的學生特別有印象:

[ 好 印 象 行 為 準 則 ]
1)準時出席上課、不打瞌睡。
2)該教授是你的專題指導教授,專題表現良好。
3)考試成績或是報告表現良好。
4)主動、積極的學習態度,常提出問題、課堂上互動良好。
5)參加該教授所負責的專案、多修習該教授所開設的課程。

[ 壞 印 象 惡 習 百 出 ]
1)遲到、打瞌睡、或是常缺席。
2)被動的學習態度。
3)成績、報告表現普通,甚至是低於標準。

開口請教授寫推薦信,確實會擔心被拒絕,但如果教授對你有還不錯的印象,成功率會比較高,當然也可以多方打聽教授的作風,有的教授會有不同的標準,來決定是否要幫學生背書寫推薦信。我的課堂表現與學業表現都很不錯,該科成績幾乎都是全班最高(雖然我不是在班上名列前矛的學生,但有部份科目的表現較優異,於是請這些科目的授教執筆寫推薦信),所以沒有遇到被拒絕的情況;同時,幫我寫信的教授,也是我修課較多的教授,因此,教授對我就比較有印象;然而,教授每年作育數百英才,能記得的學生真的不多,加上我已畢業五年了,要教授仍舊記得你,勤於聯絡是唯一法門了。

[ 實 際 作 法 ]
在校時,就與這些教授維持良好互動關係;畢業後,幾乎每年會回母校拜訪教授一次重要節日也會寫個卡片、寄電子賀卡或是打電話問候。拜訪教授時談話的內容不外乎就是目前狀況的報告、關心教授的近況、詢問工作上遇到的問題與請教出國留學的事宜,不但能和教授保持良好關係,也間接讓老師知道我有出國再進修的打算,有的教授甚至會主動提出願意幫忙背書;所以還在學的人,漂亮的學業的成績,可說是現在最重要的事。

[ 撰 寫 推 薦 信 ]
在教授答應背書寫推薦信後,該如何進行,是另一項學問。要記得,每位教授的作風都不同,有的教授會想要親筆為你撰寫,此時,若提出要寫草稿給教授,難免會冒犯到教授;相反的,有的教授很忙碌,希望學生能先擬個草稿,以節省撰寫的時間;總而言之,很有禮貌地詢問教授該如何配合,是重點。我的作法是:在確定教授們願意寫推薦信後,先告訴教授們期待推薦信完成的時間,並主動提供個人履歷,再詢問教授接下來要如何進行、該如何配合;在得知各個教授的作法後:

1)如果是需要提供草稿的,我會將我認為可以突顯我個人特質、研究潛力等優異表現寫進去(切記,要以教授的立場來撰寫草稿),完稿就看教授贊不贊同囉~ 我的經驗是,教授會再修改後便彌封,並不會讓我看到完稿。

2)如果由教授自己撰寫的,就要事先與教授溝通,(有技巧的提醒)表示希望被提及的優異表現等。

[ 最 後 提 醒 ]
選擇一位適合的教授來撰寫推薦信,是很重要的,因為這是美國的學校唯一能瞭解除了分數以外的你,美國學校普遍期待學生是多元發展,除了學業優異的表現外,還具備有其他優秀的特質,如:領導能力、善於溝通、認真負責、熱心助人、研究潛能、學習能力、適應能力…等,教授則是最好的消息來源;但是,由於台灣重人情的文化,很多的推薦信是人情壓力下而發出去的,多年來的經驗,美國學校也瞭解這種情況,所以寫的「客套式」的正面推薦信,通常幫助不的大;諷刺的是,寫學生「負面」的推薦信,幾乎是100%被接受、相信。

1)如果是學生撰稿、教授完稿的情況,就推薦信擬稿的部份,要再提醒各位:
記得用字遣詞,舉的實例不能太強調細節、避免太攏統的說法

She performed exceptionally well and got top grades in each class.
(X) Not specific enough!
She performed exceptionally well and got top grades in each class. Therefore, her coursework of xxx course was used as a case in my Executive MBA courses.

表明與教授與學生間熟識的程度,以提高該推薦信的可信度
*I have known her for almost 9 years...
*I know her better when she was hired to assist me in collecting data for a research project for xxx years/months/weeks...
*After graduation, she often came back to school to visit me and shared her working experience with me...

社團經驗也可利用教授的推薦信來間接證實,但要一定要事先說明教授與你關係很密切,如:該教授是你的Advisor
*She spent some of her time volunteering at XXXX club, and that club won first prize among nationwide universities***, which was a great honor to our school....

***注意:不在推薦信中強調個人的社團表現,而是著重整個社團在大學間的評價,以避免『教授似乎瞭解太多的細節』的情況;社團的表現與擔任的要職,應該放在履歷表中說明。如此一來,學生在社團的優異表現,再加上教授背書此社團又是台灣的眾多大學中優秀的社團之一,說服力提高許多,也不用再煩惱如何證明大學時的社團經驗。

2)選擇的教授,要是願意為你寫「好的一面」的推薦信;因此推薦者的選擇很重要。因為寫好的部份,美國的學校不一定買單;相反的,寫不好的部份,卻是十分具有可信度;因此,又再回到一開始強調的,還在學的學生,一定要把握住課堂表現與學業成績;如果是已經畢業的學生,且學業成績並不甚理想,委託不會害你的教授背書,是唯一的辦法了,雖然無法寫出強而有力的推薦信,還是可以從其他部份來補足,如讀書計劃、個人履歷、個人作品集或是上司的推薦信…等

3)"Honesty is the best policy." 切記,一切需根據事實來包裝,而不是杜撰一些事蹟

Q02:如何從學校網站上面知道這間學校的強項為何呢? 系名是否是一個有效的指標?


Ans:其實,我所知道的也是有限,畢竟我不過是個外國人,就算是美國人,也無法對每個學校都瞭若指掌,但我以下列的極積作法,來縮短個人認知與事實的差距:


1)針對Webster的問題中提到,是不是系名如:UT-Austin的OR/IE,是否就是專攻OR (Operations Research)? UT-Austin也是我的目標學校之一,曾經有過不想要申請此校的念頭*,因為OR並非我想要專攻的領域;我個人的認為是,系名確實有"注重"某方面的意味,而系上的老師也會以該領域的居多。
*因為其中的一個教授的研究領域,是我所感興趣的,加上其誘人的低學費,最後還是有申請該校。

2)另一方法,就是查詢該學校的開課內容(Courses)或是課程內容(Programs)。通常,你能夠找到學校所開設的課程,有的甚至會有授捰大網的說明,藉此,你就能知道系上開的課程偏重那個領域,以及課程的規劃是否是你想要追求的。在網上瀏覽各校資料時,可以點選Graduate Program, Graduate Handbook, Courses listing or Current courses..etc

3)第三個辦法,就是透過BBS的留學經驗分享區,如踢屁屁與椰林風情,在精華區有很多歷年來的經驗可以參考,也可在BBS中提出你對某學校的問題,各方人士將會回答你的問題;只是,不一定會有人回。

4)最後一個辦法,就是直接寫信給該校的教授*。這是最快、資訊最正確的方法,但缺點就是,忙碌的教授們,不見得會讀信、回信。我的經驗是,寫過e-mail給8所學校,其中有3所學校沒有回應;要注意,寫信給教授要有禮貌,並明確說明個人研究興趣與對課程不清楚的地方,如此一來,得到的答覆才會是你想要的。

*個人在此現醜,這是寫給Virginia Tech的Dr. Koelling,回信中他讚許我的信件寫的很得宜(雖然不確定他是不是客套話…),而且他的回答十分詳盡,所以挑了這封信給大家作個參考。



Dear Dr. Koelling,


I am applying to your graduate program for 2007 spring semester in Industrial & Systems Engineering, and I would like to know more about the programs before I choose the area of concentration.

Please allow me to briefly introduce myself first.…(接下來就簡單說明個人的簡歷與研究興趣,切忌言不及義,因為教授們不一定有時間讀!)

*第三段寫出想問的問題。
Therefore, could you please kindly advise me whether I am qualified to apply to your program with concentration in xxxx? Is there any further requirement (other than having bachelor degree and practical experience) I should meet to complete my application in advance?

I appreciate your time and responses to my questions.

Sincerely,

Yini Su
Prospective Student
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資料來源:the way she is
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